Toelichting aanvraag evenementensubsidie
In deze toelichting lees je waar jouw evenement aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor een (meerjaren)subsidie stadsbrede evenementen, kleinschalige evenementen en studenten evenementen.
Regeling Subsidie Evenementen 2024-2027 Tilburg
Op 6 juli 2023 heeft de gemeenteraad het evenementenbeleid voor 2024-2027 vastgesteld. Dit beleid bestaat uit verschillende onderdelen zoals: beleid, uitvoeringsprogramma, locatiematrix, Prettig Geregeld en de subsidieregelingen. De komende 4 jaar geldt de Regeling Subsidie Evenementen 2024-2027. In dit document staan de spelregels. Vanaf eind 2023 kennen we 4 regelingen. Op de subsidies van de gemeente Tilburg zijn de voorwaarden van de Algemene subsidieverordening gemeente Tilburg van kracht tenzij daarvan in de regeling wordt afgeweken. Het beleid en de volledige subsidieregeling staat in het Raadsinformatie Systeem.
De 4 subsidie regelingen
- Eenmalige subsidies voor kleinschalige evenementen
- Eenmalige subsidies voor stadsbrede evenementen
- Meerjarensubsidie voor stadsbrede evenementen
- Eenmalige subsidie voor studenten evenementen
Prettig Geregeld (handleiding)
In Prettig Geregeld staat wat je moet doen als je in de gemeente Tilburg een evenement wilt organiseren. We leggen uit wanneer je een vergunning nodig hebt en welke stappen je moet volgen. Meestal is een vergunning nodig. Die moet je apart van jouw subsidieaanvraag aanvragen. Lees meer over evenementenvergunning.
Kan ik subsidie aanvragen?
Wil je subsidie aanvragen? Kijk dan eerst goed welke regelingen er zijn en welke voorwaarden er bij die regeling horen. Kies dus een regeling die bij jouw evenement past. De subsidies voor Cultureel Immaterieel Erfgoed (Avondvierdaagsen, Sinterklaasintochten en Carnaval) zitten vanaf 2024 niet meer in een regeling. Met organisaties van deze evenementen zijn aparte afspraken gemaakt. Ook voor evenementen tijdens de Tilburgse Kermis gelden aparte afspraken. Organisatoren van evenementen in deze categorieën kunnen geen aanspraak maken op een van de evenementensubsidie regelingen. Organiseer je een stadsbreed evenement tijdens de kermis, neem dan contact op met jet.van.baast@tilburg.nl (accountmanager kermissen).
Tips invullen aanvraagformulier
- Lees voor je gaat aanvragen de toelichting goed door. Dan weet je wat je kan verwachten.
- Op het webformulier zit een sessie-verloop. Dat betekent als je 15 minuten niet verder klikt het formulier afsluit, alle eerder ingevulde informatie verloren is en je opnieuw moet beginnen. Vul het formulier dus in één keer in zijn geheel in.
- Zorg dat je de bijlagen compleet en bij de hand hebt. Dan vul je makkelijk de informatie over bijvoorbeeld de bedrijfsgegevens in.
- Bedenk voor het inloggen de antwoorden bij de stellingen die gaan over de criteria van het evenementenbeleid (bij aanvragen voor stadsbrede evenementen) en werk deze alvast uit. Per stelling is maximaal 600 tekens aan tekstruimte. Het voordeel is dat je de antwoorden kunt kopiëren en plakken, in plaats van dat je daar tijdens het indienen nog over na moet denken. De antwoorden op deze vragen zijn belangrijk. We bepalen de ranking op basis van de antwoorden die je bij deze vragen geeft. Onder aan deze pagina staat een checklist van het aanvraagformulier. Hier kun je zien wat je allemaal moet invullen.
Eenmalige subsidie voor kleinschalige evenementen
Organiseer je een evenement in een wijk of dorp in Tilburg dat gericht is op alle inwoners van deze wijk of dit dorp? Dan kun je in aanmerking komen voor de subsidie kleinschalige evenementen als jouw evenement:
- een hele wijk of dorp bereikt (een buurtfeest valt hier dus niet onder)
- gratis is
- openbaar toegankelijk is
- maximaal 9.000 euro subsidie nodig heeft
- aansluit bij de wijkagenda
- plaatsvindt binnen 12 maanden nadat de aanvraag is ingediend.
De subsidie voor kleinschalige evenementen kun je eenmaal per jaar aanvragen van 1 februari tot en met 1 maart. Aanvragen die later binnenkomen dan 1 maart nemen we niet in behandeling.
Het subsidieplafond voor de deelregeling eenmalige subsidie kleinschalige evenementen is voor kalenderjaar 2026 vastgesteld op € 250.000,- . Dit is onder voorbehoud van vaststelling van de programmabegroting 2026 door de raad.
De aanvraag dien je in via het digitale aanvraagformulier. Het aanvraagformulier staat vanaf 1 februari 2026 op Evenementensubsidie aanvragen. Een aanvraag moet volledig ingevuld zijn en voorzien van de verplichte bijlagen. Een volledige aanvraag bestaat uit:
- een volledig ingevuld aanvraagformulier waarbij je voldoende informatie geeft over hoe jij voldoet aan de criteria
- een begroting waaruit blijkt wat de kosten van het evenement zijn en hoe dat deze gedekt worden
- een bankbewijs:
- om te controleren dat jouw opgegeven banknummer juist is, moet je een kopie bankafschrift of foto bankpas meesturen
- een KvK-bewijs:
- vraag je subsidie aan vanuit jouw stichting, vereniging of B.V. dan stuur je een uittreksel (print screen mag) KvK mee
De bijlagen kun je uploaden bij het webformulier. Je mag de bijlagen ook mailen naar evenementensubsidie@tilburg.nl.
Criteria
De aanvragen worden gerangschikt op basis van de volgende criteria:
- De mate waarin het evenement bijdraagt aan de volgende ambities:
- Sociale cohesie: samenwerken met Tilburgse partners (onderwijs, ondernemers, sociale of culturele instellingen).
- Groot bereik (in wijk of dorp) / veel bezoekers.
- Sluit aan op de wijkagenda.
- Bruisende stad: draagt bij aan een gevarieerd aanbod in de stad en in de wijk of het dorp, is een aanvulling op het portfolio (doelgroep, wijk, tijdstip, originaliteit).
- De mate waarin het evenement scoort op:
- Kwaliteit programmering.
- Prijs/kwaliteit verhouding.
- Verhouding tussen gemeentelijke subsidie en overige inkomstenbronnen.
- Verhouding tussen subsidie en aantal bezoekers.
- Bereikbaar voor alle Tilburgers (inclusief).
- Duurzaamheid.
De hoogst gerangschikte aanvraag komt het eerst in aanmerking voor subsidie. Subsidie wordt toegekend aan opeenvolgende gerangschikte aanvragen, tot het subsidieplafond wordt bereikt.
Eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen
De eerstvolgende gelegenheid om een meerjarensubsidie aan te vragen is in 2023 voor de jaren 2024-2027. Als u een meerjarensubsidie ontvangt, kom je niet in aanmerking voor een aanvullende eenmalige subsidie
Organiseer je een stadsbreed evenement in Tilburg dat gericht is op alle inwoners in Tilburg? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor een eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen.
Je komt voor deze subsidie in aanmerking als jouw evenement:
- openbaar toegankelijk is
- bijdraagt aan de criteria van het evenementenbeleid
- bijdraagt aan een inclusieve stad waarin alle activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht opleidingsniveau, achtergrond, leeftijd, geloofsuiting, geaardheid of eventuele beperking
- plaatsvindt (of start) in het kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft.
De aanvraag voor deze subsidie dien je in tussen 1 augustus en 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt. Het kan dat de gemeente vraagt om een mondelinge toelichting op de aanvraag.
Het minimaal aan te vragen subsidiebedrag bedraagt 7.500 euro en er geldt een cofinancierings-verplichting van 30%. Dit betekent dat je minimaal 30% van de kosten van het evenement uit andere bronnen dan de aangevraagde subsidie betaalt.
Aanvragen moet via het digitale aanvraagformulier. Dit staat op Subsidies - Gemeente Tilburg en moet volledig zijn ingevuld. Een complete subsidieaanvraag bestaat uit:
- een volledig ingevuld aanvraagformulier waarbij je voldoende informatie geeft hoe je voldoet aan de beoordelingscriteria.
- een uitgewerkte begroting, waarin de kosten en opbrengsten op een transparante wijze zijn weergegeven en voldoende onderbouwd, met inachtneming van wat gesteld is in artikel 5 en 6 van de Regelingen Evenementensubsidie 2024-2027.
- Een handreiking voor het uitwerken van de begroting vind je onder aan deze pagina.
- Begrotingen waarbij het eigen vermogen en/of de actuele liquiditeit niet is ingevuld, nemen we niet in behandeling
- indien van toepassing geef je een toelichting op afwijkingen tussen de begroting en de meest recente realisatiecijfers
- een bankbewijs:
- om te controleren dat jouw opgegeven banknummer juist is, stuur je een kopie bankafschrift of foto bankpas mee
- een KvK-bewijs:
- vraag u subsidie aan vanuit jouw stichting, vereniging of B.V. dan stuur je een uittreksel KvK mee (print screen mag)
- optioneel: een projectplan waarin het evenement wordt gepresenteerd. Dit projectplan vervangt niet de vragen uit het aanvraagformulier waarop de ranking wordt gebaseerd.
De bijlagen kun je uploaden bij het webformulier. Je mag de bijlagen ook mailen naar evenementensubsidie@tilburg.nl. De bijlagen moeten uiterlijk 24 uur nadat je het webformulier verstuurde bij ons binnen zijn. Later gemailde bijlagen beschouwen we als niet verzonden. Subsidieaanvragen die te laat binnenkomen, nemen wij niet in behandeling.
Eind november besluit het college welke aanvragen zij honoreert, zodat je voor het einde van het jaar hoort of je subsidie krijgt voor jouw evenement. Het college krijgt hierbij advies van een interne adviescommissie.
Het college rangschikt de aanvragen op basis van de volgende criteria:
De mate waarin het evenement bijdraagt aan de volgende ambities:
- Bruisende stad: draagt bij aan een gevarieerd aanbod, is een aanvulling op het portfolio (doelgroep, locatie, tijdstip, originaliteit).
- Sociale cohesie: betrekt Tilburgse partners (onderwijs, ondernemers, sociale of culturele instellingen). Veel Tilburgse bezoekers.
- Economie: een ondernemersvereniging of het Binnenstadmanagement is betrokken en positief.
- Imago Tilburg: sociaal x experimenteel = creatie (Marketing Tilburg beoordeelt dit onderdeel), is origineel (niet veel gelijksoortige evenementen en geen gelijksoortig evenement in de regio).
- Positieve (inter)nationale media-aandacht voor Tilburg: op basis van eerdere media-aandacht (bijlagen) of potentie van een nieuw evenement (toelichten waarom, zoals een groot bereik fysiek, in de media of via livestream) en veel bezoekers van buiten Tilburg.
- Draagt bij aan talentontwikkeling: biedt een podium voor aanstormend talent (als hoofddoel van het evenement) of wordt georganiseerd door aanstormend talent (op cultureel, sport of wetenschappelijk vlak).
En de mate waarin het evenement scoort op:
- kwaliteit programmering
- prijs/kwaliteit verhouding
- verhouding tussen gemeentelijke subsidie en overige inkomstenbronnen
- bereikbaar voor alle Tilburgers (inclusief)
- bereik doelgroep die nog weinig wordt bereikt met het bestaande aanbod
- is gratis
- toekenning regionale/landelijke subsidie (reeds toegezegd)
- tegelijkertijd plaatsvinden op meerdere locaties in de stad.
Bij de aanvraag moet je voldoende informatie geven op welke wijze je voldoet aan de beoordelingscriteria. De stelling die daarbij aan bod komen vind je in de checklist onder aan deze pagina.
Evenementen tijdens de Tilburgse kermis komen niet in aanmerking voor de stadsbrede subsidieregeling. Organiseer je een stadsbreed evenement tijdens de kermis? Neem dan contact op met de accountmanager kermissen via jet.van.baast@tilburg.nl.
Meerjarensubsidie voor stadsbrede evenementen
Wilt u in aanmerking komen voor een meerjarensubsidie voor een stadsbreed evenement gericht op alle inwoners van Tilburg? Als uw evenement al jaren in Tilburg is, alleen in Tilburg georganiseerd wordt en relatief veel bezoekers trekt, komt u mogelijk in aanmerking voor een meerjarensubsidie.
De meerjarensubsidie wordt verstrekt voor vier jaar (2024 t/m 2027). U kunt deze alleen aanvragen in de maand augustus 2023. Tussentijds (bijvoorbeeld in 2025) aanvragen van een meerjaren subsidieregeling is niet mogelijk.
Meerjarensubsidie wordt uitsluitend verstrekt voor stadsbrede evenementen die:
- plaatsvinden in de gemeente Tilburg
- openbaar toegankelijk zijn
- bijdragen aan de criteria in het evenementenbeleid
- bijdragen aan een inclusieve stad waarin alle activiteiten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht opleidingsniveau, achtergrond, leeftijd, geloofsuiting, geaardheid of eventuele beperking
- plaatsvinden (of aanvangen) in het kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft
- uitsluitend in de gemeente Tilburg worden georganiseerd
- al minstens vijf jaar (jaarlijks of om het jaar) in de gemeente Tilburg georganiseerd worden, door dezelfde evenementenorganisatie en het evenement is in essentie hetzelfde gebleven
- al minstens vier jaar in de afgelopen zes jaar subsidie van de gemeente Tilburg ontvangen
- minstens 7.500 bezoekers en/of deelnemers ontvangen
- meewerken aan een doelgroepenonderzoek.
De aanvraagprocedure is hetzelfde (en op hetzelfde moment) als de eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen. Op het webformulier vinkt u aan dat u een meerjarensubsidie wilt aanvragen. Wij controleren of u daarvoor in aanmerking komt.
Bij een meerjarige subsidieaanvraag is het voldoende om een begroting in te dienen voor het eerste jaar. Verwacht u gedurende de looptijd van de regeling minder kosten te maken? Geef dan aan in de begroting welke kosten lager worden. Het toegekende subsidiebedrag blijft voor de komende vier jaar gelijk met uitzondering van de gemeentelijk indexering die zal worden toegepast.
Bij een meerjaren subsidieaanvraag bent u verplicht om uw meest recente jaarcijfers (als extra bijlage boven op de bijlagen uit de eenmalige regeling) in te leveren.
Eenmalige subsidie voor studenten evenementen
Organiseer je een studentenevenement in de gemeente Tilburg die de stad positioneert als kennis- en studentenstad? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor eenmalige subsidie voor studentenevenementen.
Subsidie wordt uitsluitend verstrekt voor studentenevenementen die:
- plaatsvinden in de gemeente Tilburg
- bijdragen aan de criteria voor studentenevenementen
- plaatsvinden (of aanvangen) in het kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft.
De aanvraag voor deze subsidie dien je in tussen 1 november en 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt. Het kan zijn dat de gemeente je vraagt om een mondelinge toelichting op de aanvraag. Medio januari besluiten we welke aanvragen we honoreren. Een interne en externe adviescommissie bepaalt dit. Hierin hebben de gemeente, de stichting Citymarketing, de Studentenraad en de Stichting Overleg Tilburgse Studentenverenigingen (SOTS) zitting.
Aanvragen doe je via een digitaal aanvraagformulier. Je vindt dit op Subsidies - Gemeente Tilburg. Je moet het formulier volledig invullen. Een volledige subsidieaanvraag bestaat uit:
- een volledig ingevuld aanvraagformulier met voldoende informatie over op welke wijze wordt voldaan aan de beoordelingscriteria
- een uitgewerkte begroting, waarin de kosten en opbrengsten op een transparante wijze zijn weergegeven en voldoende onderbouwd, met inachtneming van wat gesteld is in artikel 5 en 6 van de Regelingen Evenementensubsidies 2024-2027:
- onder aan deze pagina staat een handreiking voor het uitwerken van de begroting
- begrotingen waarbij het eigen vermogen en/of actuele liquiditeit niet is ingevuld nemen we niet in behandeling
- Indien van toepassing geef je een toelichting op afwijkingen tussen de begroting en de meest recente realisatiecijfers
- een bankbewijs:
- om jouw opgegeven banknummer te controleren op juistheid stuur je een kopie bankafschrift of foto bankpas mee
- een KvK-bewijs:
- vraag je subsidie aan vanuit jouw stichting, vereniging of B.V. dan stuur je een uittreksel KvK mee
- een marketingplan waaruit blijkt:
- op welke wijze de marketing wordt opgezet
- welke verbinding het evenement heeft met het DNA van Tilburg en op welke wijze het evenement bijdraagt aan het imago van de Tilburg Studentenstad (het marketingplan maakt duidelijk hoe het evenement aandacht voor Tilburg genereert)
- optioneel is een projectplan waarin het evenement wordt gepresenteerd.
Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende beoordelingscriteria:
- het evenement positioneert Tilburg als studentenstad
- het evenement overstijgt het eigen verenigingsbelang en de eigen verenigingsinteresse
- het evenement bereikt een breder publiek dan enkel leden van de vereniging (vakcongressen, studiedagen en -reizen, etc. komen om die reden niet in aanmerking)
- in het marketingplan staan de DNA waarden van Tilburg centraal en streeft u naar landelijke aandacht. Lees meer over het DNA van Tilburg in het Strategisch Plan van de Stichting Marketing Tilburg.
- het evenement streeft aantoonbaar duurzaamheid na
- er is een goede overdracht naar een volgende organisatie van het evenement met onder andere overdrachtsdocumenten
- er is een goede verhouding tussen de gemeentelijke subsidie en andere inkomstenbronnen.
Het toevoegen van een beknopt Marketingplan is verplicht en geeft antwoord op de vragen:
- Wat is het doel van jouw evenement?
- Wat is de doelgroep van jouw evenement?
- Hoe ga je jouw evenement onder de aandacht brengen en welke media (betaald en onbetaald) wil je hiervoor inzetten? Is het evenement al eerder georganiseerd en zijn hierover in de media al artikelen en/of recensies verschenen, dan graag bijvoegen bij het marketingplan.
- Waarin onderscheidt jouw evenement zich van andere evenementen?
- Welke verbinding is er met Tilburg?
- Hoe ziet de marketingbegroting er uit?
Krijg ik als ik subsidie ontvang automatisch een plaats op de evenementenkalender?
Nee, een subsidieaanvraag betekent niet dat je automatisch een plaats krijgt op de evenementenkalender. Je moet jouw evenement apart aanmelden voor de evenementenkalender. Een van de voorwaarden voor subsidie is ook dat je een vergunning krijgt, als dat voor jouw evenement nodig is. Een vergunning aanvragen kan alleen als jouw evenement op de kalender staat.
Hoe zit het met de vergunning voor mijn evenement?
Voor het organiseren van een evenement is meestal een vergunning verplicht. De evenementenvergunning moet je uiterlijk 12 weken vóór de start van jouw evenement aanvragen. Een aanvraag is pas ingediend op het moment dat alle documenten volledig zijn ingevuld en alle benodigde informatie is ingeleverd.
Als je subsidie krijgt voor jouw evenement geeft je dat niet automatisch recht op een vergunning. Omgekeerd kan aan een afgegeven vergunning ook geen recht op subsidie worden ontleend. Meer informatie over de evenementenvergunning lees je op de pagina evenementen.
Gemeente Tilburg